Un seul mot d'ordre: Plaisir partagé..
Un événement, petit ou grand, cela se prépare pour que toutes les conditions soient réunies afin que tout le monde y prenne du Plaisir...
1- Date de l'annonce:
Le plus tôt sera le mieux.
Nous avons tous nos impératifs (privés, professionnels, personnels) et plus on s'y prends tôt, plus les gens sont susceptibles de pouvoir modifier leurs plannings, surtout si ils sont TRES motivés...
2- L'objectif de la Sortie: Balade, Circuit, Visite, Sortie Fun
Vous n'aurez pas les mêmes participants (quoique) si vous organisez une visite d'une usine, le tour de la région ou aller se faire les Cols Alpins ou monter sur le Nurburgring
3- La durée de la Sortie:
De quelques heures pour une sortie spontanée jusqu'à quelques jours pour une Rencontre plus importante.
Ne pas oublier les distances d'approche pour les participants...
Mieux vaut prévoir plus court dans le temps et avoir le plus de présents que de vouloir faire un grand programme où vous aurez des personnes qui devront partir plus tôt ou arriver plus tard
(pensez aux larmes de rage de devoir quitter les amis)
4- Le nombre estimé de participants: 1-2-10-20-100
Pour un double au tennis ou un gros meeting, le nombre fluctue et il devient crucial de faire attention.
Il vaut mieux restreindre le nombre pour pouvoir assurer le suivi et la sécurité de chacun que de faire exploser les chiffres de participation...
(80 selon les organisateurs, 100 avec les forces de l'ordre...)
5- La Zone de Recrutement:
Local - Départemental - Régional - National - International
Ne pas oublier que nous fédérons entre la France, La Belgique, La Suisse et même Outre-mer.
6- Logement et Nourriture
Tout dépends de la sortie.
Petits budgets présents...
Une petite sortie et vous pouvez héberger sur le canapé du salon ou une Nationale avec hôtel et restaurants...
Autant à savoir pour pouvoir transmettre le budget aux participants
Ne pas oublier qu'il peut y avoir des faux-frais...
== Attention, nous ne sommes pas un "Club" donc pas de trésorerie pour financer quoi que ce soit ==
7- Présentation recommandée pour votre Annonce:
[Dépt][Date] Petit descriptif
Bonne organisation...
N'hésitez pas à poser des questions... Il y a toujours une réponse